Si eres una empresa que realiza intercambios comerciales, tanto de compra como de venta, fuera de tu país de origen, seguramente estés familiarizado con el término packing list. Si todavía no sabes lo que es pero estás pensando en ampliar tu negocio para que llegue a otros lugares además de a territorio nacional, viene bien comenzar a investigar lo que necesitarás.
La packing list es un documento que necesitarás obligatoriamente para realizar una exportación de cualquier tipo de producto o artículo. Será como el código de barras o identificador de la mercancía, ya que contendrá todo lo que los trabajadores de seguridad de aduanas necesiten saber para pasar correctamente el paquete y que no haya ningún problema.
Como es un elemento obligatorio en un envío, veamos cómo se gestiona y, otra cosa importante: en qué tipo de cajas es más recomendable que viajen mercancías que van a realizar trayectos muy extensos o largos. En Capsa Packaging te damos las claves para escoger la correcta gracias a nuestra experiencia que, sumada a las necesidades actuales del mercado, nos ha llevado a desarrollar una gran innovación que marca un cambio en la percepción actual de los beneficios que brindan las cajas de cartón.
Packing list, ¿qué contiene?
Cualquier aduana del mundo requiere por parte de la empresa o negocio que va a realizar un envío una serie de datos y procesos que se tienen que entregar y cumplir para que se pueda despachar la mercancía y que entre o salga del país. Uno de ellos es el packing list, un documento que se debe presentar junto con otra documentación (el DUA y la factura comercial, por ejemplo) y con la liquidación de impuestos y aranceles pertinentes.
Como puedes haber deducido, sin la presentación de todos los requisitos, en especial el del packing list, el paquete listo para enviar no podrá moverse del lugar. Lo necesitas para cumplir los trámites aduaneros. Pero, ¿en qué consiste? Se trata de una lista de todos los productos que se van a importar o exportar junto a una descripción de los mismos (cantidad, peso o dimensiones).
Si no te suena el término, es posible que también lo conozcas como lista de carga o de empaque. Sea como fuere, acaba siendo un documento muy útil para enviar productos, no solo para la empresa, sino también para el que recibe el paquete y para todos los negocios que acaban teniendo contacto con él (transporte, almacenamiento…).
La clave que ha hecho que este documento tenga un poco más de importancia sobre el resto es por el bill of lading, necesario para envíos por transporte marítimo y aéreo. Ambos tipos requieren un packing list. Sin embargo, esta lista también tiene otros objetivos:
- Evitar bloqueos de mercancías. Los agentes de aduanas identificarán mucho más rápidamente cualquier mercancía si lleva una packing list adjunta.
- Detectar que productos pueden entrar en el país de destino. Si se verifica la lista de los productos será mucho más sencillo (y rápido) encontrar algún artículo que pueda tener prohibida su importación o exportación.
Una packing list, por tanto, siempre estará vinculada a uno de los documentos más importantes para aduanas y en el envío de mercancías: la factura comercial. En el propio documento se tendrá que indicar el número de la factura asociada para que sea más fácil vincular ambos documentos y agilizar los trámites aduaneros. Hay que tener en cuenta que todos los días se gestionan miles de paquetes de envíos internacionales, por lo que de esta forma hacemos que la mercancía pase el menor tiempo posible en aduanas y que los envíos sean más rápidos.
Este documento no suele ser complicado de completar: basta una hoja de cálculo (Excel de Microsoft, por ejemplo) para elaborar una lista y completar los diversos campos obligatorios y opcionales, que te comentaremos más abajo. Si no te aclaras mucho con este tipo de programas, existen online plantillas prediseñadas para este objetivo que te puedes descargar gratis. Te servirá como modelo para crear una packing list de manera rápida y precisa. Así ahorrarás un poco de tiempo si tienes que empezar de cero y te ayudará a evitar errores comunes que suelen suceder al intentar cumplimentar el documento (omitir algún campo obligatorio, pasar por alto una característica fundamental del envío…).
Tipos
Aunque una packing list sigue un modelo determinado y no varía en exceso, las diferencias que radiquen en sus tipos dependerán de si se trata de un envío doméstico o de uno internacional:
- Envíos nacionales. La packing list para envíos nacionales cumple la función de declaración jurada, es decir, que asegura que los productos escritos en el documento son precisamente los que se encuentran en el envío.
- Envíos internacionales. Una lista de empaque destinada a la exportación tendrá sí o sí que incluir información detallada sobre los productos (números de serie, número de lote de cada paquete…), garantizando una trazabilidad precisa. En este tipo de packing list de importación y exportación las condiciones del envío requieren de la incorporación de más detalles al documento, como el modo de transporte (aéreo o marítimo).
¿En qué tipo de caja podemos realizar un envío?
En Capsa Packaging entendemos que cada necesidad necesita un embalaje concreto, por lo que contamos en nuestro catálogo con cajas contenedor para la exportación de mercancía, que te darán la tranquilidad de saber que el contenido de la caja está totalmente protegido.
Al estar diseñadas específicamente para ello, nuestras cajas contenedor te darán la tranquilidad de saber que el contenido de la caja está totalmente protegido. Contamos con 2 opciones, que podrás elegir dependiendo del producto que tengas que enviar y de sus necesidades:
- Box palé con tapas. El diseño está orientado a proteger y agrupar productos de varios tamaños, peso o dimensiones. Nuestro compromiso reside en el cuidado de la calidad para proporcionar un embalaje terciario que proteja el contenido y se terminen las preocupaciones. Es compatible con los sistemas de paletización europeo y americano y está diseñada para un montaje rápido. Sus tapas se montan de forma automática, no necesitan grapado y están fabricadas con cartón ondulado doble, resistente al apilamiento y a la humedad.
- Cajas contenedor con solapas y tapa de montaje fácil. Otra opción extremadamente sencilla de montar, orientada a la protección y agrupación de productos, sin importar su tipología, tamaño o peso. Nuestras soluciones de cajas contenedor para exportación han sido desarrolladas bajo una misma finalidad principal: conceder la máxima protección del contenido. Es ideal para envíos paletizados de productos de gran tamaño, con tapa superior y solapas inferiores. Y ya que estás, ¡aprovecha las dimensiones de la caja y utiliza los paneles exteriores para incluir tu branding!
Hacer un packing list
Al elaborar una packing list lo primero que tenemos que hacer es estructurar el documento en 2 secciones detalladas: la parte superior o cabecera, donde se indicará la factura asociada, los datos del importador y exportador y la fecha del envío.
En el cuerpo del documento es donde aparece la lista de productos propiamente, detallando sus características principales. Es muy importante que la empresa que lo envía entienda que esta información se considera una declaración jurada desde el punto de vista legal, por lo que hay que detallarla con toda la precisión posible para evitar problemas y sanciones. Habrá también que proporcionar una descripción de los paquetes o bultos, incluyendo su peso bruto y neto, la cantidad y las dimensiones o el volumen del mismo.
Para acabar habrá que incluir el valor comercial de cada paquete y del conjunto. Aunque este dato no es obligatorio, se recomienda añadirlo para agilizar el proceso de aduanas y facilitar el trabajo de otros agentes involucrados en el envío. Sabemos que puede abrumar conocer toda esta información de golpe, pero te damos un truco: se puede optar por un modelo predefinido que sirva como guía, simplificando así el proceso de creación.
Rellenar el documento
Dentro de una packing list se tienen que incluir, como hemos mencionado, una serie de datos. Unos serán de carácter obligatorio y otros son recomendables y pueden agregarse de forma opcional:
Campos obligatorios. Estos son los datos que deberán acompañar obligatoriamente a una packing list para que se considere un documento válido para aduanas y otros lugares y empresas implicados en la operación de importación y exportación:
- Fecha en la que se realiza el envío.
- Datos de la empresa o persona que envía (nombre, dirección y documento).
- Datos del receptor (nombre, dirección y documento).
- Número de la factura comercial a la que hace referencia la packing list.
- Peso y dimensión del bulto/s o paquete/s.
- Peso y dimensión del producto/s.
- Descripción detallada de cada paquete o bulto.
- Cantidad total de paquetes o bultos que conforman la totalidad del envío.
Campos opcionales. Aunque sean opcionales, te recomendamos que incluyas y entiendas como obligatorios en un packing list los datos que vamos a enumerar, ya que serán muy útiles para los agentes que intervengan en el proceso de envío y recepción de la mercancía:
- Códigos de los distintos sistemas utilizados para el envío.
- Distribución de la mercancía en los contenedores (si se da el caso de que lo que se envía ocupa más de uno).
- Cantidad de precintos del contenedor/es donde viaja el envío.
- Precio de cada paquete y del total del envío.
Como has podido ver, a la hora de configurar un envío internacional se deben tener en cuenta muchas cosas, no solo los trámites burocráticos como el packing list, sino también factores como el embalaje y el tipo de caja en el que van a ir todos los productos que viajen por el mundo.
Con el papeleo no te podemos ayudar, pero si quieres quitarte un peso de encima, podemos gestionar la elección de la caja perfecta para tus artículos y para que lleguen sanos y salvos a su destino. Solamente tienes que ponerte en contacto con el equipo de Capsa Packaging para que te ayudemos a seleccionar el tipo más adecuado. Te haremos algunas preguntas para conocer mejor tu marca y tus productos y así indicarte nuestra mejor selección. Si necesitas una solución innovadora para tu negocio, ¡podemos ayudarte!
Referencias:
Packlink. (s.f.). Packing list: imprescindible para Aduanas. https://www.packlink.es/envios/packing-list/
